Wyjaśnienia treści SIWZ nr I: Sukcesywna dostawa paliw płynnych dla potrzeb eksploatacji pojazdów samochodowych i urządzeń mechanicznych będących w dyspozycji Zamawiającego na 2016 rok

ZP.271.27.2015

Darłowo, dnia 21.12.2015 r.

Dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nr ZP.271.27.2015 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na:

„Sukcesywną dostawę paliw płynnych dla potrzeb eksploatacji pojazdów samochodowych i urządzeń mechanicznych będących w dyspozycji Zamawiającego na 2016 rok”

Wyjaśnienia treści SIWZ nr I

Gmina Darłowo, działając na podst. art. 38 ust. 2 w związku z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 24 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) dalej zwaną Pzp, informuje, że w dniu 21.12.2015 r. do Zamawiającego wpłynął wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Poniżej przedstawiono treść zapytań zawartych we wniosku wraz z wyjaśnieniami udzielonymi przez Zamawiającego:

Zapytania z dnia 21.12.2015 r.:

1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych – mikroprocesorowych kart paliwowych? Karty wydane zostałyby w ciągu 7 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. Natomiast w trakcie realizacji umowy karty wydane byłyby w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty - utrata, zmiana danych i itp., lub zamówienia nowej karty), przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty:

* 0 zł netto za kartę nową,

* 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.)

Odpowiedź Ad.1.Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych – mikroprocesorowych kart paliwowych.

2. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę w § 1ust  6-10  i zastąpienia proponowanym zapisem: ,, Bezgotówkowa sprzedaż paliw odbywać się będzie poprzez tankowanie pojazdów i urządzeń Zamawiającego w stacjach/ sieci paliw Wykonawcy – za pomocą kart paliwowych Wykonawcy wydanych Zamawiającemu. Pracownik Zamawiającego tankujący paliwo do pojazdów Zamawiającego na stacji paliw Wykonawcy zobowiązany jest do wprowadzenia właściwego kodu PIN przypisanego indywidualnie do karty paliwowej i jako potwierdzenie transakcji otrzyma dowód wydania (wydruk z terminala), gdzie jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje pracownik Zamawiającego, a drugi egzemplarz dowodu wydania zostaje na stacji paliw Wykonawcy. Dowód wydania (wydruk z terminala) będzie zawierał następujące dane: numer rejestracyjny tankowanego pojazdu, datę poboru paliwa, ilość i wartość zakupionego paliwa, numer karty paliwowej.” .Dodatkowo informuję, iż dowody wydania (wydruki z terminala) nie są podpisywane przez kierowców Zamawiającego ani przez pracowników stacji paliw Wykonawcy.

Odpowiedź Ad.2. Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

3. Czy Zamawiający dopuszcza odstąpienie od zapisu w § 3 ust.1 – ponieważ  nie ma zastosowania u Wykonawcy przy użyciu kart paliwowych. Propozycja zapisu: „Rozliczenie należności za pobrane paliwo będzie dokonywane na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego , o którym mowa w ust. 6 poniżej. Wykonawca będzie wystawiał faktury na podstawie dowodów wydania (wydruków z terminala).”?

Odpowiedź Ad.3. Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

4. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu § 3 ust.6 pierwsze zdanie – poprzez dodanie na końcu zdania słowa: „po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego.”

Odpowiedź Ad.4. Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

5. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu § 3 ust.6 drugie zdanie – poprzez zaakceptowanie okresów rozliczeniowych. Propozycja zapisu: „Rozliczenie za zakup paliwa przy użyciu kart paliwowych następować będzie na podstawie faktur, wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego.”?

Odpowiedź Ad.5. Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

6. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu § 3 ust  8 i zaakceptowania poniższego: ,,Zaakceptowania terminu płatności … dni od daty sprzedaży, przy czym za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego” ?

W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty dostarczenia faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań.

W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. 

E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu maksymalnie jeden dzień roboczy po wystawieniu w systemie rozliczeniowo - księgowym Wykonawcy.

Odpowiedź Ad.6.Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

7. Czy Zamawiający dopuszcza po wyborze oferty możliwość zmiany zapisu § 3 ust 10 poprzez zaakceptowanie poniższego sposobu ewidencjonowania transakcji bezgotówkowych:

Wykonawca informuje, że załącznik do faktury stanowiący jej integralną część zawiera wykaz wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe , t.j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto)  po opuście.

Imię i nazwisko kierowcy nie jest wskazywane w załączniku do faktury a wyłącznie na bilingu elektronicznym dostępnym za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, o ile karty wydane byłyby na nazwiska i imiona użytkowników (karty typu K).

Istnieje również możliwość zakodowania nazwisk osób kierujących pojazdami w tzw. MPK (miejsca powstawania kosztów), które mogłyby być przypisane na stałe do kart.?

Odpowiedź Ad.7.Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

8. Czy Zamawiający dopuszcza  możliwość dodania w § 3 zapisu i zaakceptowania proponowanej treści:

Propozycja zapisu: „Strony ustalają, że w okresie obowiązywania umowy dostawy paliw przy użyciu kart paliwowych odbywać się będą po cenach detalicznych brutto obowiązujących na danej stacji paliw Wykonawcy w momencie realizacji transakcji, przy uwzględnieniu stałego rabatu w wysokości … % lub ….zł (opcja do wyboru) za jeden litr paliwa liczonego od ceny brutto.”.?

Odpowiedź Ad.8.Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

9. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie ustępu  w § 4 o proponowanym zapisie

"Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych’’?

Odpowiedź Ad.9.Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

10. Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: „W sprawach  nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota ………………. z dnia ………………. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart ……………………………………. z dnia …………..?

Odpowiedź Ad.10.Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.

11. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę terminu składania ofert do dnia 28.12.2015r. ?

Odpowiedź Ad.11.Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę terminu składania ofert. 

Wójt Gminy Darłowo

Radosław Głażewski