Sygnaliści - zgłaszanie nieprawidłowości

ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1. Zgłoszenia o nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą:
   1. poczty elektronicznej na adres: sygnalista@ugdarlowo.pl, z dopiskiem np. „Zgłoszenie nieprawidłowości”,   
   2. poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości dostępnego na stronie BIP Urzędu Gminy i przekazanie go drogą pocztową na adres Urzędu lub złożenie w Biurze Obsługi Interesanta, z dopiskiem na kopercie, np. „Zgłoszenie nieprawidłowości”,   
   3. osobiście lub telefonicznie do pracownika ds. kadr – wyznaczonego w Urzędzie Gminy. Pracownik, do którego osobiście lub telefonicznie zgłoszono nieprawidłowości dokumentuje zgłoszenie w formie protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Procedury.
   4. poprzez wrzucenie pisma do skrzynki z napisem „SYGNALISTA” umieszczonej w korytarzu za drzwiami wejściowymi do budynku Urzędu.
2. Zgłoszenie o nieprawidłowości powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:

1. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko (nie dotyczy anonimów),
2. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko,
3. datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
4. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,
5. wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

3. Zgłoszenie może mieć charakter:

1. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
2. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
3. anonimowy, gdy w żaden sposób nie można zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia.

4. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
5. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie potwierdza osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia odpowiednio – na piśmie lub mailowo.
6. Przekroczenie terminu wskazanego w ust. 5 powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
7. Przyjmujący zgłoszenie posiada pisemne upoważnienie Wójta Gminy do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń.

§7

ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

1. Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@ugdarlowo.pl., z dopiskiem np. „Zgłoszenie nieprawidłowości”.
2. Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do Rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez nadania mu biegu, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję poprzez sporządzenie notatki służbowej.
3. Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego, zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, osoba odpowiedzialna za zgłoszenie niezwłocznie nadaje mu status Sygnalisty.

Do pobrania:

• Formularz zgłoszenia nieprawidłowości