Wyjaśnienia treści SIWZ nr 1 - Sukcesywna dostawa paliw płynnych dla potrzeb eksploatacji pojazdów samochodowych i urządzeń mechanicznych będących w dyspozycji Zamawiającego na 2021 rok (nr sprawy: ZP
ZP.271.297.2020
Darłowo, dnia 27.11.2020 r.
Wykonawcy
uczestniczący w postępowaniu
Wyjaśnienia treści SIWZ nr 1
Dotyczy: Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Sukcesywną dostawę paliw płynnych dla potrzeb eksploatacji pojazdów samochodowych i urządzeń mechanicznych będących w dyspozycji Zamawiającego na 2021 rok” (nr sprawy: ZP.271.297.2020).
Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, w związku z pytaniami Wykonawcy, Zamawiający udziela następujących wyjaśnień:
Pytania z dnia 27.11.2020 r.
Pytanie 1
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany poprzez zaakceptowanie wysłania oferty na adres mailowy Zamawiającego w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i otworzy ofertę dopiero w dniu i godzinie otwarcia ofert oraz wysłania wszelkich dokumentów na wezwanie również w formie elektronicznej lub zamieści postępowanie na platformie zakupowej, na której będzie możliwość elektronicznego złożenia oferty? Wykonawca motywuje prośbę sytuacją pandemiczną w kraju, a udzielenie zgody na to pytanie może warunkować złożenie oferty przez Wykonawcę.
Odpowiedź 1
Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty w postaci elektronicznej.
Pytanie 2
Czy Zamawiający dopuszczając możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 10 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego na dedykowanym portalu internetowym, do którego Zamawiający otrzyma dostęp po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty (§ 1 ust. 3)? Wykonawca nie ma możliwości zapewnienia rozliczeń z odroczonym terminem płatności i warunkami handlowymi zawartymi w umowie przed otrzymaniem przez Zamawiającego kart paliwowych.
Odpowiedź 2
Zamawiający nie wyraża zgody na takie rozwiązanie.
Pytanie 3
W odniesieniu do zapisów SIWZ i umowy (§ 1 ust. 5), informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność – dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)?
Odpowiedź 3
Zamawiający wyrazi zgodę na tankowanie na innej stacji paliw, jednakże nie może być ona oddalona o większą odległość od siedziby Zamawiającego niż podano w §1 ust 5 wzoru umowy.
Pytanie 4
Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu w § 2 ust. 3 uwzględniając, aby ekspertyza została wykonana przez niezależne, akredytowane laboratorium, które zostanie wybrane przez Strony Umowy?
Odpowiedź 4
Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.
Pytanie 5
Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu w § 2 ust. 3 oraz § 6 ust. 1 pkt 1) uwzględniając, aby zamiast słowa stwierdzenia użyć zwrotu „udokumentowania”?
Odpowiedź 5
Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.
Pytanie 6
Czy Zamawiający wyraża zgodę na dodanie do zapisu projektu umowy § 2 ust. 4 oraz § 6 ust. 1 pkt 1), na końcu zdania zwrotu: „po pozytywnie rozstrzygniętym postępowaniu reklamacyjnym”?
Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej.
Odpowiedź 6
Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.
Pytanie 7
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania zapisu do § 2 ust. 5 na końcu zdania o następującej treści: „stwierdzony w wyniku uznania reklamacji Zamawiającego w trybie postępowania reklamacyjnego wynikającego z Ogólnych Warunków Sprzedaży i użytkowania Kart Flotowych”?
Odpowiedź 7
Zamawiający nie dopuszcza powyższej zmiany.
Pytanie 8
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość w § 9 ust. 1 wyłączenia z pod kary umownej zapisu na temat niewłaściwej jakości paliwa(§ 6 ust. 1 pkt 1), gdyż w przypadku złej jakości paliwa, zostaje zastosowana procedura reklamacyjna obowiązująca u Wykonawcy?
Odpowiedź 8
Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.
Pytanie 9
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu w § 9 ust. 1 w ten sposób, aby kara umowna była naliczana od niezrealizowanej części wartości umowy, której dotyczy odstąpienie?
Odpowiedź 9
Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.
Pytanie 10
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisów w § 14 , gdyż Wykonawca nie widzi podstaw do zawarcia umowy powierzenia, natomiast w przypadku przekazania danych osobowych pracowników w zakresie imienia, nazwiska, służbowego numeru telefonu oraz/lub służbowego adresu poczty elektronicznej w celu zapewnienia komunikacji w związku z wykonaniem umowy trudno jest mówić o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Podmiot, który otrzymuje dane osobowe pracowników zatrudnionych przez swojego kontrahenta nie przetwarza ich dla celów tego kontrahenta a dla swoich własnych (czyli zachodzi udostępnienie). Komunikacja pomiędzy uczestnikami umowy w związku z prowadzonymi wspólnie interesami stanowi w oczywisty sposób prawnie uzasadniony interes każdego z tych podmiotów – nie da się prowadzić działalności bez kontaktu z innymi podmiotami na rynku. Tymczasem w ramach takiego kontaktu może dochodzić do przetwarzania danych osobowych.
Odpowiedź 10
Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.
Pytanie 11
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisów § 14 na następujące:
„1. Każda ze stron Umowy oświadcza, iż jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych swoich pracowników, współpracowników oraz pracowników drugiej Strony, wskazanych w Umowie jako osoby do kontaktu (tzw. dane kontaktowe). Przekazywane na potrzeby realizacji Umowy dane osobowe są danymi zwykłymi i obejmują w szczególności imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu, służbowy adres email.
2. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez Strony na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratorów danych) oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorach danych) jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań związanych z realizacją zawartej Umowy.
3. Strony zobowiązują się do ochrony danych osobowych udostępnionych wzajemnie w związku z wykonywaniem Umowy, w tym do wdrożenia oraz stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa danych osobowych zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności z ustawą z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych oraz przepisami RODO.
4. Zamawiający zobowiązany jest do wypełnienia, w imieniu Wykonawcy jako Administratora danych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa o ochronie danych osobowych, niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 30 (trzydzieści) dni od dnia zawarcia niniejszej umowy z Wykonawcą, obowiązku informacyjnego wobec osób fizycznych zatrudnionych przez Zamawiającego lub współpracujących z Zamawiającym przy zawarciu lub realizacji niniejszej umowy, w tym także członków organów Zamawiającego, prokurentów lub pełnomocników reprezentujących Zamawiającego - bez względu na podstawę prawną tej współpracy - których dane osobowe udostępnione zostały Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z zawarciem lub realizacją niniejszej umowy. Obowiązek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien zostać spełniony poprzez przekazanie tym osobom klauzuli informacyjnej stanowiącej Załącznik nr … do niniejszej umowy, przy jednoczesnym zachowaniu zasady rozliczalności.”?
Odpowiedź 11
Zamawiający nie dopuszcza takiej możliwości.
Pytanie 12
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy (po wyborze oferenta) załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych Wykonawcy - w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie (wskazany regulamin stanowi załącznik niniejszej korespondencji)?
Odpowiedź 12
Zgodnie z zapisami §12 umowy „W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, Ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w przypadku rozliczenia na podstawie kart paliwowych Ogólne Warunki Sprzedaży i Używania Kart obowiązujące u Wykonawcy”. Z uwagi na powyższe dokument stanowiący Ogólne Warunki Sprzedaży i Używania Kart obowiązujące u Wykonawcy ma zastosowanie w sprawach nieuregulowanych umową i może stanowić załącznik do umowy.
Pytanie 13
Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę terminu składania ofert na dzień 04.12.2020?
Odpowiedź 13
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę terminu składania ofert.
Wójt Gminy Darłowo
Radosław Głażewski
