Wyjaśnienia treści SWZ nr 1 na sukcesywną dostawę paliw płynnych dla potrzeb eksploatacji pojazdów samochodowych i urządzeń mechanicznych będących w dyspozycji Zamawiającego na 2023 rok
ZP.271.305.2022
Darłowo, dnia 28.11.2022 r.
Wykonawcy
uczestniczący w postępowaniu
Wyjaśnienia treści SWZ nr 1
Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie podstawowym określonym w przepisach art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1710 z późn. zm.) na „Sukcesywna dostawa paliw płynnych dla potrzeb eksploatacji pojazdów samochodowych i urządzeń mechanicznych będących w dyspozycji Zamawiającego na 2023 rok ".
I. Zamawiający informuje, że w terminie określonym zgodnie z art. 284 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1710 ze zm.) – dalej: ustawa Pzp, Wykonawca zwrócił się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.
W związku z powyższym, Zamawiający udziela następujących wyjaśnień:
Pytania z dnia 24.11.2022 r.
Pytanie 1
W odniesieniu do zapisów SWZ i umowy, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność – dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)?
Odpowiedź 1
Zamawiający wyrazi zgodę na tankowanie na innej stacji paliw, jednakże nie może być ona oddalona o większą odległość od siedziby Zamawiającego niż podano w rozdziale XVI Opis przedmiotu zamówienia pkt 4 – 8 SWZ.
Pytanie 2
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 10 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego na dedykowanym portalu internetowym, do którego Zamawiający otrzyma dostęp po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty:
* 0 zł netto za kartę nową,
* 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.),
* 0 zł netto za kartę dodatkową wydawaną w trakcie realizacji umowy (np. nowy numer rejestracyjny, karta, której kończy się termin ważności)
Wykonawca nie ma możliwości realizacji zamówienia z warunkami zawartymi w umowie i z odroczonym terminem płatności przed otrzymaniem przez Zamawiającego kart paliwowych Wykonawcy.
Odpowiedź 2
Zgodnie z pkt 5 ppkt 2 załącznika nr 6 do SWZ Szczegółowa specyfikacja techniczna Zamawiający dopuścił wystawienie kart paliwowych, zapewniających bezgotówkowy zakup paliwa. Jednakże Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowane rozwiązanie w zakresie terminu oczekiwania na karty paliwowe z uwagi na brak możliwości realizacji przedmiotu zamówienia w czasie oczekiwania na wydanie przedmiotowych kart.
Pytanie 3
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania do zapisów par. 3 ust. 5 i ust. 7, że stwierdzenie złej jakości paliw musi nastąpić przez niezależne, akredytowane laboratorium wybrane przez Strony umowy?
Odpowiedź 3
Zgodnie z § 3 ust. 5 załącznika nr 5-5d do SWZ w przypadku stwierdzenia niezgodności co do jakości paliwa, Wykonawca zostanie obciążony kosztami ekspertyzy. Zamawiający doprecyzowuje, że zlecenie wykonania ewentualnej ekspertyzy zostanie dokonane przez akredytowane laboratorium wybrane przez strony umowy.
Pytanie 4
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany par. 3 ust. 6 i zaakceptuje następujący zapis:
„Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej”.
Odpowiedź 4
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Pytanie 5
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania do zapisów par. 10 ust. 3 pkt 1) następujących wyjątków: „za wyjątkiem awarii systemu obsługi na stacji paliw, czasowej modernizacji stacji paliw, zdarzeń losowych niezależnych od Wykonawcy (np. brak prądu), dostawy paliwa na stację”?
Odpowiedź 5
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Pytanie 6
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania do zapisów par. 10 ust. 3 pkt 3), że niewłaściwa jakość paliw musi być potwierdzona przez niezależne, akredytowane laboratorium wybrane przez Strony umowy oraz że odstąpienie od umowy może nastąpić dopiero po 2-krotnym wystąpieniu potwierdzonej złej jakości paliw w okresie trwania umowy?
Odpowiedź 6
Zamawiający doprecyzowuje, że paliwo, które nie będzie spełniało jakości wg Polskich Norm zostanie stwierdzone na podstawie wykonanej ekspertyzy przez akredytowane laboratorium wybrane przez strony umowy. Pozostałe zapisy SWZ pozostają bez zmian.
Pytanie 7
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania do zapisów par. 10 ust. 4, że Wykonawca w przypadku nieopłacenia faktur przez Zamawiającego po wysłaniu wiadomości z dodatkowym ok 5 dniowym terminem płatności zablokuje Zamawiającemu dalszą możliwość realizacji umowy do momentu dokonania płatności?
Odpowiedź 7
Zamawiający nie dopuszcza powyższych zmian.
Pytanie 8
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w par. 11 ust. 1 pkt 1) i dopuści możliwość naliczenia kary od niezrealizowanej części wartości umowy, której dotyczy odstąpienie?
Odpowiedź 8
Zamawiający nie dopuszcza powyższych zmian.
Pytanie 9
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany w par. 11 ust. 1 pkt 2) i zaakceptuje następujące wyjątki: za wyjątkiem awarii systemu obsługi na stacji paliw, czasowej modernizacji stacji paliw, zdarzeń losowych niezależnych od Wykonawcy (np. brak prądu), dostawy paliwa na stację”?
Odpowiedź 9
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Pytanie 10
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania do zapisów par. 11 następującego zapisu:
"Niezależnie od sposobu rozliczenia kar umownych, Strona występująca z żądaniem zapłaty kary umownej wystawi na rzecz drugiej Strony notę księgową (obciążeniową) na kwotę należnych kar umownych."?
Odpowiedź 10
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Pytanie 11
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dodania następujących zapisów do par. 13 oraz zaakceptuje klauzulę informacyjną Wykonawcy (w załączeniu):
„1. Zamawiający zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w związku z zawarciem i realizacją niniejszej Umowy, w tym postanowienia niniejszej Umowy oraz nie wykorzystywać tych informacji do celów innych niż realizacja Umowy, jak również nie udostępniać ich osobom trzecim bez zgody Wykonawcy. Zobowiązanie do zachowania w tajemnicy informacji, wiąże w czasie obowiązywania niniejszej Umowy, jak również w okresie 3 lat po jej rozwiązaniu, wygaśnięciu lub zniweczeniu skutków prawnych.
2. W przypadku konieczności przekazania przez Wykonawcę Zamawiającemu informacji+ stanowiących w firmie Wykonawcy Tajemnicę Przedsiębiorstwa, Tajemnicę Spółki Wykonawcy rozumianą jako szczególnie chroniony rodzaj Tajemnicy Przedsiębiorstwa Strony zobowiązane są przed przekazaniem tych informacji zawrzeć oddzielną umowę określającą zasady ich przetwarzania i ochrony.
3. Każda ze Stron Umowy oświadcza, iż znane są jej przepisy prawa regulujące przetwarzanie danych osobowych zawarte w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej „RODO”) oraz Ustawie o ochronie danych osobowych oraz zobowiązuje się do ich stosowania w związku z wzajemnym udostępnianiem pomiędzy Stronami danych osobowych pracowników, współpracowników, w tym także członków organów, prokurentów lub pełnomocników reprezentujących drugą Stronę w celu wykonania i rozliczenia przedmiotu niniejszej Umowy.
4. Dla uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że niezależnie od obowiązków określonych w niniejszej Umowie, zobowiązane są także do przestrzegania dodatkowych wymogów dotyczących ochrony określonych rodzajów informacji (np. danych osobowych, informacji poufnych) wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
5. Zamawiający zobowiązany jest do wypełnienia, w imieniu Wykonawcy jako Administratora danych w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa o ochronie danych osobowych, niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 30 (trzydzieści) dni od dnia zawarcia niniejszej umowy z Wykonawcą, obowiązku informacyjnego wobec osób fizycznych zatrudnionych przez Zamawiającego lub współpracujących z Zamawiającym przy zawarciu lub realizacji niniejszej umowy, w tym także członków organów Zamawiającego, prokurentów lub pełnomocników reprezentujących Zamawiającego- bez względu na podstawę prawną tej współpracy - których dane osobowe udostępnione zostały Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z zawarciem lub realizacją niniejszej umowy. Obowiązek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien zostać spełniony poprzez przekazanie tym osobom klauzuli informacyjnej stanowiącej Załącznik nr … do niniejszej umowy, przy jednoczesnym zachowaniu zasady rozliczalności.”?
Odpowiedź 11
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Wójt Gminy Darłowo
Radosław Głażewski
