Wyjaśnienia i modyfikacja treści SWZ nr 3 na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia z dnia 30.11.2022
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Nazwa zamawiającego: Gmina Darłowo
1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 330920914
1.4.) Adres zamawiającego:
1.4.1.) Ulica: Jana Henryka Dąbrowskiego 4
1.4.2.) Miejscowość: Darłowo
1.4.3.) Kod pocztowy: 76-150
1.4.4.) Województwo: zachodniopomorskie
1.4.5.) Kraj: Polska
1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL426 - Koszaliński
1.4.7.) Numer telefonu: (+48) 94-344-63-01
1.4.8.) Numer faksu: (+48) 94-344-63-09
1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: poczta@ugdarlowo.pl
1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://ug.darlowo.ibip.pl/
1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.6.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00468435
2.2.) Data ogłoszenia: 2022-11-30
SEKCJA III ZMIANA OGŁOSZENIA
3.2.) Numer zmienianego ogłoszenia w BZP: 2022/BZP 00441665/01
3.3.) Identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia: 01
3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:
4.2.2. Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przed zmianą:
1. Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo”.
2. Wspólny słownik zamówień publicznych (Kody CPV):
64110000-0 Usługi pocztowe;
64112000-4 Usługi pocztowe dotyczące listów;
64113000-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek;
64121100-1 Usługi dostarczania poczty;
64121200-2 Usługi dostarczania paczek.
3. Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca lub Podwykonawca(y) zatrudniali na podstawie stosunku pracy min. 80 % osób, które będą wykonywać wskazane w ust. 24 projektowanych postanowień umowy czynności związane z realizacją zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).
4. Przedmiotem zamówienia jest usługa społeczna polegająca na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo w następującym zakresie:
1) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych;
2) przyjmowania, sortowania i doręczania paczek pocztowych;
3) zwrot do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, z podaniem przyczyny niedoręczenia;
4) doręczenie niezwłocznie do Zamawiającego zwrotnych potwierdzeń odbioru po ich skutecznym doręczeniu.
5. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896 ze zm.) i aktami wydanymi na jego podstawie.
6. Przesyłki listowe w obrocie krajowym winny spełniać następujące warunki:
1) Format S – wymiary: długość max 230 mm, szerokość max 160 mm, wysokość max do 20 mm, masa do 500 g; wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
2) Format M – wymiary: długość max 325 mm, szerokość max 230 mm, wysokość max do 20 mm, masa do 1000 g; wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
3) Format L – wymiary: suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, masa do 2000 g; wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksymalny wymiar przesyłki w formacie rulonu to suma długości + podwójna średnica 1040 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 900 mm.
7. Przesyłki listowe zagraniczne winny spełniać następujące warunki:
1) wymiary:
a) minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,
b) maksimum – suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
8. Przez paczki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (paczki zwykłe, paczki priorytetowe, paczki ze zwrotnym poświadczeniem odbioru), a w szczególności:
1) Gabaryt A – wymiary:
a) minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm;
b) maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wymiarów: szerokość 500 mm, długość 600 mm, wysokość (grubość) 300 mm;
2) Gabaryt B – wymiary:
a) minimum – przynajmniej jeden z wymiarów przekracza wymiary: szerokość 500 mm, długość 600 mm, wysokość (grubość) 300 mm;
b) maksimum – suma długości i największego obwodu mieszonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
9. Ustala się tolerancję wszystkich wymiarów +/- 2 mm.
10. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Polsce i za granicami kraju.
11. Wykaz przesyłek stanowi Kalkulacja cenowa (zał. nr 1a do SWZ). Ilość przesyłek w ramach świadczonych usług jest maksymalna i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego (z zastrzeżeniem ust. 34 projektowanych postanowień umowy – zał. nr 4 do SWZ), na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy.
12. Zamawiający dopuszcza możliwość nadania przesyłek nieujętych w załączniku nr 1a do SWZ – Kalkulacja cenowa. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące na dzień, w którym upływa wyznaczony przez Zamawiającego termin składania ofert z zastrzeżeniem, że w sytuacji, gdy cena wynikająca z powszechnie obowiązującego cennika w chwili nadania przesyłki będzie niższa, podstawą rozliczenia będzie niższa opłata. Cennik będzie stanowił załącznik do umowy.
13. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy.
14. Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:30-14:00 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego, tj.: Urząd Gminy Darłowo, ul. J. H. Dąbrowskiego 4, 76-150 Darłowo.
15. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania przesyłek adresowanych do Zamawiającego co najmniej raz dziennie w dni robocze, od poniedziałku do piątku (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy) w godz. 9:00-10:00.
16. Wybrany Wykonawca (w terminie 7 dni od dnia wyboru) ma obowiązek dostarczyć Zamawiającemu projekt umowy zawierający wszystkie istotne postanowienia umowy zawarte w załączniku – Projektowane postanowienia umowy.
17. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
18. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy.
19. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony jest w załączniku nr 6 do SWZ.
Po zmianie:
1. Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo”.
2. Wspólny słownik zamówień publicznych (Kody CPV):
64110000-0 Usługi pocztowe;
64112000-4 Usługi pocztowe dotyczące listów;
64113000-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek;
64121100-1 Usługi dostarczania poczty;
64121200-2 Usługi dostarczania paczek.
3. Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Zamawiający wymaga, aby Wykonawca lub Podwykonawca(y) zatrudniali na podstawie stosunku pracy min. 80 % osób, które będą wykonywać wskazane w ust. 24 projektowanych postanowień umowy czynności związane z realizacją zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).
4. Przedmiotem zamówienia jest usługa społeczna polegająca na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo w następującym zakresie:
1) przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych;
2) przyjmowania, sortowania i doręczania paczek pocztowych;
3) zwrot do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia, z podaniem przyczyny niedoręczenia;
4) doręczenie niezwłocznie do Zamawiającego zwrotnych potwierdzeń odbioru po ich skutecznym doręczeniu.
5. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896 ze zm.) i aktami wydanymi na jego podstawie.
6. Przesyłki listowe w obrocie krajowym winny spełniać następujące warunki:
1) Format S – wymiary: długość max 230 mm, szerokość max 160 mm, wysokość max do 20 mm, masa do 500 g; wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
2) Format M – wymiary: długość max 325 mm, szerokość max 230 mm, wysokość max do 20 mm, masa do 1000 g; wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
3) Format L – wymiary: suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm, masa do 2000 g; wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksymalny wymiar przesyłki w formacie rulonu to suma długości + podwójna średnica 1040 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 900 mm.
7. Przesyłki listowe zagraniczne winny spełniać następujące warunki:
1) wymiary:
a) minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,
b) maksimum – suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
8. Przez paczki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (paczki zwykłe, paczki priorytetowe, paczki ze zwrotnym poświadczeniem odbioru), a w szczególności:
1) Gabaryt A – wymiary:
a) minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm;
b) maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wymiarów: szerokość 500 mm, długość 600 mm, wysokość (grubość) 300 mm;
2) Gabaryt B – wymiary:
a) minimum – przynajmniej jeden z wymiarów przekracza wymiary: szerokość 500 mm, długość 600 mm, wysokość (grubość) 300 mm;
b) maksimum – suma długości i największego obwodu mieszonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
9. Ustala się tolerancję wszystkich wymiarów +/- 2 mm.
10. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Polsce i za granicami kraju.
11. Wykaz przesyłek stanowi Kalkulacja cenowa (zał. nr 1a do SWZ). Ilość przesyłek w ramach świadczonych usług jest maksymalna i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego (z zastrzeżeniem ust. 34 projektowanych postanowień umowy – zał. nr 4 do SWZ), na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy.
12. Zamawiający dopuszcza możliwość nadania przesyłek nieujętych w załączniku nr 1a do SWZ – Kalkulacja cenowa. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące na dzień, w którym upływa wyznaczony przez Zamawiającego termin składania ofert z zastrzeżeniem, że w sytuacji, gdy cena wynikająca z powszechnie obowiązującego cennika w chwili nadania przesyłki będzie niższa, podstawą rozliczenia będzie niższa opłata. Cennik będzie stanowił załącznik do umowy.
13. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszego postępowania odbywać się będzie na podstawie zawartej umowy.
14. Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:15-14:15 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego, tj.: Urząd Gminy Darłowo, ul. J. H. Dąbrowskiego 4, 76-150 Darłowo.
15. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania przesyłek adresowanych do Zamawiającego co najmniej raz dziennie w dni robocze, od poniedziałku do piątku (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy) w godz. 9:00-10:00.
16. Wybrany Wykonawca (w terminie 7 dni od dnia wyboru) ma obowiązek dostarczyć Zamawiającemu projekt umowy zawierający wszystkie istotne postanowienia umowy zawarte w załączniku – Projektowane postanowienia umowy.
17. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
18. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy.
19. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony jest w załączniku nr 6 do SWZ.
3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:
SEKCJA VIII - PROCEDURA
3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:
8.1. Termin składania ofert
Przed zmianą:
2022-12-02 11:30
Po zmianie:
2022-12-08 11:30
3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:
8.3. Termin otwarcia ofert
Przed zmianą:
2022-12-02 12:00
Po zmianie:
2022-12-08 12:00
Nr sprawy ZP.271.275.2022
Darłowo, dnia 30.11.2022 r.
Zamawiający:
Gmina Darłowo
76-150 Darłowo,
ul. J. H. Dąbrowskiego 4
NIP: 499 052 70 61
REGON: 330920914
Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu
Wyjaśnienia i modyfikacja treści SWZ nr 3
Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie podstawowym określonym w przepisach art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1710 z późn. zm.) na „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Darłowo ".
I. Zamawiający informuje, że w terminie określonym zgodnie z art. 284 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1710 ze zm.) – dalej: ustawa Pzp, Wykonawca zwrócił się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.
W związku z powyższym, Zamawiający udziela następujących wyjaśnień i jednocześnie działając na podstawie art. 286 ust. 1 ustawy Pzp, wprowadza następujące zmiany do SWZ:
Pytania z dnia 29.11.2022 r.
Pytanie 1:
W załączniku nr 1 do SWZ – Kalkulacji cenowej Zamawiający w pozycji: „Zwrot przesyłki poleconej ekonomicznej (EK) krajowej” w lp. 17 i 19 wpisał rodzaj przesyłki: „zwrot - usługa potwierdzenie odbioru krajowe”.
Jeżeli Zamawiający miał na myśli zwrot opłaty z tytułu niezrealizowanej usługi potwierdzenie odbioru to Wykonawca informuje, że pozycja ta powinna być połączona odpowiednio w lp. 16 z 17 i 18 z 19.
Pozostawienie tych pozycji w rozbiciu spowoduje, że zwrot potwierdzenia odbioru który w tym przypadku dotyczy oddania Zamawiającemu opłaty za niezrealizowaną usługę potwierdzenia odbioru spowoduje, że należałoby ją wycenić w formularzu cenowym w wartości ujemnej.
Dodanie zwrotu do pozycji opłaty za przesyłkę odpowiednio lp. 16 +17 i 18+19 pozwoli na prawidłową wycenę, gdyż opłata za niezrealizowaną usługę potwierdzenia odbioru zostanie odjęta od ceny za zwrot przesyłki poleconej co w wycenie tej usługi da wartość dodatnią.
Zwracamy się z wnioskiem modyfikację formularza cenowego poprzez połączenie pozycji 16 z 17 i 18 z 19 w opisie rodzaju przesyłki bez dublowania wolumenów przesyłek.
Odpowiedź 1:
Zamawiający modyfikuje załącznik nr 1a do SWZ kalkulację cenową poprzez scalenie odpowiednio pozycji nr 16 z 17 oraz nr 18 z 19.
Pytanie 2:
Dotyczy pytania 1 z dnia 21.11.2022r.:
Zadane pytanie:
W SWZ w projektowanych postanowieniach umowy pkt 14 Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do odbioru przesyłek w wyznaczonych godzinach.
Z uwagi na organizację transportu Wykonawca wnosi dopuszczenie zmiany godzin na 13:15-14:15.
Odpowiedź Zamawiającego:
Z uwagi na organizację pracy w urzędzie, Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Zwracamy się z prośbą o ponowne przeanalizowanie możliwość przesunięcia odbioru na godzinę 13.15 do 14.15. Jest to zaledwie przesunięcie o 15 minut, a pozwoli Wykonawcy na spełnienie wymogu dotyczącego odbioru.
Odpowiedź 2:
Zamawiający wyraża zgodę na powyższą zmianę. W związku z czym modyfikuje się pkt 14 rozdziału XVI SWZ, pkt 12 załącznika nr 6 do SWZ szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz pkt 6 załącznika nr 5 do SWZ projektowane postanowienia umowy o następujący zapis: „Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:15-14:15 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego, tj.: Urząd Gminy Darłowo, ul. J. H. Dąbrowskiego 4, 76-150 Darłowo.
Pytanie 3:
Dotyczy pytania 5 z dnia 18.11.2022:
Zadane pytanie:
W związku z wyrażeniem przez Zamawiającego chęci korzystania z programów rabatowych projektowane postanowienia umowy pkt 22 , Wykonawca informuje, że możliwość skorzystania ze stosowanych przez Wykonawcę taryf specjalnych wiąże się z koniecznością zrealizowania przez Wykonawcę szeregu dodatkowych czynności związanych z przygotowaniem lub opracowaniem przesyłek, oraz nadaniem przez Zamawiającego określonego wolumenu w okresie miesiąca kalendarzowego.
W przypadku przesyłek nierejestrowanych poza nadaniem określonego wolumenu wymagane jest:
1) maszynowe nanoszenie adresu, zgodne z Polskimi Normami, gwarantujące jego odczytywanie przez czytnik listowych maszyn rozdzielczych,
2) ostemplowanie przesyłek nierejestrowanych datą nadania (odcisk z maszyny do frankowania) lub umieszczenie napisów informujących o odstąpieniu od ich stemplowania i po uzgodnieniu z Wykonawcą naniesienie daty i miejsca nadania,
3) posortowanie przesyłek nierejestrowanych według kategorii na ekonomiczne i priorytetowe,
4) posortowanie przesyłek nierejestrowanych według kodów pocztowych w zakresie uzgodnionym z Wykonawcą, minimum do drugiej cyfry kodu pocztowego,
5) nadanie przesyłek nierejestrowanych w uzgodnionej z Wykonawcą placówce pocztowej nadawczej,
6) sporządzanie przez Zamawiającego zestawień ilościowo-wartościowych przesyłek nierejestrowanych, według kategorii, rodzajów gabarytów oraz przedziałów wagowych, zgodnie z cennikiem w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla pocztowej placówki nadawczej albo przekazanie ich do pocztowej placówki nadawczej przy wykorzystaniu systemu elektronicznego Wykonawcy albo uzgodnionego z Wykonawcą formatu elektronicznej książki nadawczej,
7) informowanie placówki pocztowej nadawczej o planowanym nadaniu.
W przypadku przesyłek rejestrowanych miejscowych poza nadaniem określonego wolumenu wymagane jest:
1) wydzielanie przez nadawcę w osobny strumień, na etapie nadawania, przesyłek poleconych miejscowych z całej partii nadawanych przesyłek poleconych,
2) sporządzanie przez nadawcę pocztowej książki nadawczej dla przesyłek poleconych miejscowych (w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przeznaczony dla placówki pocztowej nadawczej) albo przekazanie jej przy wykorzystaniu systemu elektronicznego Wykonawcy albo uzgodnionego z Wykonawcą formatu elektronicznej książki nadawczej; pocztowa książka nadawcza nie może obejmować przesyłek innych niż przesyłki polecone miejscowe,
3) przekazanie przesyłek poleconych miejscowych do nadania zgodnie z kolejnością wpisów w pocztowej książce nadawczej.
W przypadku paczek pocztowych poza nadaniem określonego wolumenu wymagane jest:
1) wykorzystanie do nadania systemu elektronicznego Wykonawcy albo uzgodnionego z Wykonawcą innego formatu elektronicznej książki nadawczej.
Wykonawca informuje, że rabaty na poszczególne rodzaje przesyłek naliczane są niezależnie od siebie.
W związku z powyższym, czy Zamawiający przewiduje wykonywanie dodatkowych czynności, umożliwiających zastosowanie taryf specjalnych i wyraża zgodę na rozszerzenie umowy o zapisy?
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający będzie korzystał z programów rabatowych tylko w przypadku braku zmian zapisów w umowie, bez wykonywania dodatkowych czynności.
Udzielona odpowiedź jest niezrozumiała. Prosimy o wyjaśnienie udzielonej odpowiedzi.
Odpowiedź 3:
Zamawiający nie przewiduje wykonywania dodatkowych czynności umożliwiających zastosowanie taryf specjalnych i nie wyraża zgody na rozszerzenie umowy o zapisy.
Pytanie 4:
Dotyczy pytania nr 6 z dnia 18.11.2022:
Zadane pytanie:
W projektowanych postanowieniach umowy pkt. 45 Zamawiający zamieścił zapis:
„Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji usługi obciążyć Wykonawcę”.
Cytowany zapis jest bardzo ogólny, nie przedstawia np. granicznych wartości jakimi Wykonawca może obciążać Zamawiającego, co może powodować niekontrolowane obciążanie Wykonawcy”.
Zamawiający bezwzględnie wymaga realizacji usługi odbioru przesyłek i jednocześnie nie uwzględnia w treści Zapytania okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę. Wśród nich można wymienić w szczególności działania siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiające wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części (np. władcze działania organów państwowych, samorządowych oraz organizacji międzynarodowych, zmiana przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub na jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne, działalność przestępczą osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody). Dodatkowo należy wskazać nadzwyczajne okoliczności o charakterze zewnętrznym pozostające poza kontrolą Wykonawcy, których nie można przewidzieć, a które ze względu na wywierane skutki uniemożliwiają, bądź znacznie utrudniają wykonanie usługi odbioru przesyłek.
Czy Zamawiający uwzględni wyłączenie odpowiedzialności Wykonawcy w przypadku wystąpienia okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę jednocześnie, uwzględniając wewnętrzne regulacje Wykonawcy w zakresie usługi odbioru przesyłek?
Zamawiający prosi o modyfikację treści Zapytania ofertowego poprzez ograniczenie skutków niewykonania usługi do kary umownej za niezgłoszenie się Wykonawcy po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór?
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający uwzględni wyłącznie odpowiedzialność Wykonawcy w przypadku okoliczności spowodowanych przyczynami zawinionymi przez Wykonawcę. Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Cytowany zapis jest bardzo ogólny, nie przedstawia np. granicznych wartości jakimi Wykonawca może obciążać Zamawiającego, co może powodować niekontrolowane obciążanie Wykonawcy.
Zwracamy się z prośbą o wprowadzenie maksymalnej wartości kosztów jakimi może Zamawiający obciążyć Wykonawcę np. maksymalnie 120% ceny Wykonawcy.
Odpowiedź 4:
Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie powyższej zmiany.
Pytanie 5:
Dotyczy pytania 12 z dnia 18.11.2022:
Zadane pytanie:
W załączniku nr 5 do SWZ - projektowanych postanowieniach umowy pkt 25 Zamawiający wpisał:
„Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania Zamawiającemu oświadczenia w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, że osoby wymienione w ust. 24 zatrudnione są na podstawie stosunku pracy ze wskazaniem ogólnej ilości pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy”.
Prosimy o zmianę terminu przekazania oświadczenia z 5 dni kalendarzowych na 10 dni roboczych. Pozwoli to Wykonawcy na terminowe przedstawienie oświadczenia.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Zwracamy się z prośbą o ponowne przeanalizowanie Państwa stanowiska i wyrażenie zgody na termin 10 dni roboczych na złożenie oświadczenia. Termin 5 dni kalendarzowych jest bardzo krótki tym bardziej, że w terminie tym mogą być dni wolne od pracy np. sobota, niedziela, co spowoduje, że realnie Wykonawca może mieć zaledwie 3 dni na przygotowanie oświadczeni, co może narazić Wykonawcę na wypłatę kar z tytułu nieterminowego przedstawienia oświadczenia.
Odpowiedź 5:
Zamawiający wyraża zgodę na powyższą zmianę. W związku z powyższym modyfikuje się zapisy pkt 25 załącznika nr 5 do SWZ projektowane postanowienia umowy w następującym zakresie: Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania Zamawiającemu oświadczenia w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, że osoby wymienione w ust. 24 zatrudnione są na podstawie stosunku pracy ze wskazaniem ogólnej ilości pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.
Pytanie 6:
Dotyczy pytania 21 a dnia 18.11.2022r.:
Zadane pytanie:
Zamawiający w załączniku nr 5 do SWZ – projektowane postanowienia umowy pkt. 19 ppkt. 4 wpisał:
„maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia, o których mowa w ust. 9 pkt 6: 5 % wynagrodzenia wskazanego w ust. 33”.
W związku z dynamiczną sytuacją polityczno-gospodarczą, analizami w zakresie wzrostu stóp procentowych i wskaźników inflacji, zmianami wynagrodzeń, zmianami kosztów paliw i energii określanie maksymalnego wskaźnika wzrostu wynagrodzenia Wykonawcy na poziomie 5% może być niewystarczające.
Zwracamy się z wnioskiem o wykreślenie pkt.19 ppkt 4.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Zwracamy się z prośbą o ponowne przeanalizowanie pytania. Wskazywanie zaledwie na 5% możliwość wzrostu wynagrodzenia Wykonawcy może okazać się niewystarczająca.
Proponujemy zwiększenie poziomu wzrostu wynagrodzenia z 5% do 15%.
Odpowiedź 6:
Zamawiający modyfikuje pkt 19 ppkt 4 załącznika nr 5 do SWZ projektowane postanowienia umowy w następującym zakresie: „maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką dopuszcza Zamawiający w efekcie zastosowania postanowień o zasadach wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia, o których mowa w ust. 9 pkt 6: 10 % wynagrodzenia wskazanego w ust. 33”.
Pytanie 7:
Dotyczy pytania 21 a dnia 18.11.2022 r.:
Zadane pytanie:
Zamawiający w SWZ – rozdział XVI – opis przedmiotu zamówienia pkt. 17 wpisał:
„Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego”.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
W związku z błędem jaki wystąpił w przesłanym pytaniu – zacytowano pkt. 17 bez postawienia pytania zwracamy się prośbą o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytanie:
Prosimy o dopisanie w pkt. 17 proponowanej treści:
„W przypadku zastrzeżeń lub nieprawidłowości dotyczących odebranych przesyłek pocztowych, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie, faksem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przy braku możliwości wyjaśnienia z Zamawiającym lub usunięcia ich w dniu odbioru, nadanie takich przesyłek pocztowych nastąpi najpóźniej w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń lub nieprawidłowości”.
Czy Zamawiający zgodzi się na uzupełnienie pkt. 17 o zaproponowany zapis?
Odpowiedź 7:
Zamawiający wyjaśnia, że powyższe zostało ujęte w pkt 15 załącznika nr 6 do SWZ szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Brzmienie tego punktu jest następujące: „Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących konkretnych przesyłek, polegających na niezgodności pomiędzy danymi adresata umieszczonymi w książce nadawczej oraz danymi umieszczonymi na przesyłce, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym telefonicznie. Przy braku możliwości wyjaśnienia ww. zastrzeżeń w dniu odbioru, nadanie konkretnych przesyłek, co do których wystąpiły ww. zastrzeżenia, nastąpi w kolejnym dniu roboczym. Pozostałe przesyłki pocztowe będą nadawane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru z siedziby Zamawiającego.”
Pytanie 8:
Dotyczy pytania 28 a dnia 18.11.2022r.:
Zadane pytanie:
Zamawiający w załączniku nr 5 do SWZ – projektowane postanowienia umowy pkt. 22 wpisał:
„Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (opustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizacji umowy w przypadku gdy Zamawiający będzie wykonywać czynności:
-
-
- wydzielanie przez nadawcę w osobny strumień, na etapie nadawania, przesyłek poleconych miejscowych z całej partii nadawanych przesyłek poleconych,
- przekazanie przesyłek poleconych miejscowych do nadania zgodnie z kolejnością wpisów
w pocztowej książce nadawczej”.
-
Zwracamy się z wnioskiem o wykreślenie pkt. 22. Zamawiający nie może narzucać Wykonawcy udzielenia rabatów na warunkach przez siebie ustalonych.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający pozostawia zapisy SWZ bez zmian.
Przedstawione w ofercie ceny przez Wykonawcę są cenami już uwzgledniającymi ewentualne rabaty.
Prosimy o potwierdzenie, czy Zamawiający poprzez wyżej cytowany zapis ma na myśli, że jeżeli Wykonawca w przyszłościowo wprowadzi opusty z tytułu wydzielania przesyłek miejscowych
i przekazywania ich do nadania w kolejności zgodnej z wpisem do książki nadawczej to Wykonawca będzie zobowiązany do naliczenia tego opustu?
Odpowiedź 8:
Zamawiający potwierdza powyższe.
II. Mając na uwadze treść udzielonych wyjaśnień, oraz potrzebę usunięcia rozbieżności pomiędzy ich treścią a treścią dokumentu zamówienia, zamawiający, działając na podstawie art. 286 ust. 1 ustawy Pzp, wprowadza następujące zmiany do SWZ:
- modyfikuje się załącznik nr 5 do SWZ projektowane postanowienia umowy w następujący sposób:
- pkt 6:
Było: „Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:30-14:00 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego.”;
Jest: „Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:15-14:15 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego.”;
- pkt 25:
Było: „Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania Zamawiającemu oświadczenia w terminie 5 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, że osoby wymienione w ust. 24 zatrudnione są na podstawie stosunku pracy ze wskazaniem ogólnej ilości pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy”;
Jest: „Wykonawca będzie zobowiązany do przekazania Zamawiającemu oświadczenia w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, że osoby wymienione w ust. 24 zatrudnione są na podstawie stosunku pracy ze wskazaniem ogólnej ilości pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy”.
- modyfikuje się załącznik nr 6 do SWZ szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w następujący sposób:
- pkt 12:
Było: „Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:30-14:00 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego.”;
Jest: „Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:15-14:15 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego.”;
- modyfikuje się SWZ w następujący sposób:
- rozdział XII Składanie i otwarcie ofert pkt 1:
Było: „Ofertę należy złożyć za pośrednictwem „Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu w terminie do dnia 24.11.2022 r., do godz. 11.30.”
Jest: „Ofertę należy złożyć za pośrednictwem „Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu w terminie do dnia 08.12.2022 r., do godz. 11.30.”
- rozdział XII Składanie i otwarcie ofert pkt 2:
Było: „Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 24.11.2022 r., o godz. 12.00.”.
Jest: „Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 08.12.2022 r., o godz. 12.00.”
- rozdział XII Składanie i otwarcie ofert pkt 3:
Było: „Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni tj. do dnia 23.12.2022 r. włącznie. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert..”.
Jest: „Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni tj. do dnia 06.01.2023 r. włącznie. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.”
- rozdział XVI Opis przedmiotu zamówienia pkt 14:
Było: „Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:30-14:00 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego.”.
Jest: „Wykonawca zobowiązany będzie odbierać raz dziennie, od poniedziałku do piątku w godz. 13:15-14:15 (oprócz dni ustawowo wolnych od pracy), przesyłki i paczki pocztowe Zamawiającego przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy z siedziby Zamawiającego, tj.: Urząd Gminy Darłowo, ul. J. H. Dąbrowskiego 4, 76-150 Darłowo”.
- Zamawiający informuje, że wyjaśnienia i modyfikacje stają się integralną częścią dokumentacji przetargowej i będą wiążące przy składaniu ofert.
- Zamawiający przedłuża termin składania na dzień 08.12.2022 r. godz. 11:30.
- Otwarcie ofert zostanie przeprowadzone w dniu 08.12.2022 r. godz. 12:00.
- Termin związania ofertą zostaje przesunięty na dzień 06.01.2023 r.
- Pozostałe zapisy SWZ pozostają niezmienione.
Wójt Gminy Darłowo
Radosław Głażewski
Załączniki:
- Zmodyfikowany ver. 2 zał. nr 5 do SWZ – projektowane postanowienia umowy;
- Zmodyfikowany zał. nr 6 do SWZ – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
- Zmodyfikowany zał. nr 1a do SWZ - kalkulacja cenowa;
- Zmodyfikowany ver.2 SWZ.
